Ein Jahrescheck schafft keine neue Nachweispflicht, er macht den bestehenden Prozess prüfbar. Nehmen Sie sich dafür Kinderakten, Nachweisverzeichnis, Aufgabenliste und Datenschutzdokumentation gemeinsam vor. Arbeiten Sie die Punkte im Team ab und halten Sie bei jeder Abweichung fest, wer sie bis wann klärt. So bleibt bei einer Nachfrage nachvollziehbar, was geprüft wurde und was noch offen ist.
Die Checkliste richtet sich an Kitas, Krippen, Horte und Kindertagespflege. Sie ersetzt keine Prüfung des einzelnen Falls, denn Aufnahmezeitpunkt, Alter, vorgelegte Unterlagen und Vorgaben des zuständigen Gesundheitsamts können entscheidend sein. Die rechtliche Einordnung dieses Beitrags hat unser Autor für die praktische Arbeit der Einrichtung aufbereitet.
Sind alle aktuell betreuten Kinder im Nachweisverzeichnis erfasst?
Gleichen Sie das Nachweisverzeichnis mit der aktuellen Belegungs- oder Gruppenliste ab. Erfasst sein müssen alle Kinder, die tatsächlich betreut werden und für die die Nachweisprüfung nach Paragraf 20 Absatz 9 Infektionsschutzgesetz, IfSG, relevant ist. Das Verzeichnis ist die Arbeitsgrundlage, damit kein Vorgang nur in einem Gruppenordner, einer E-Mail oder im Gedächtnis einer einzelnen Person verbleibt.
Besondere Aufmerksamkeit brauchen Neuaufnahmen, Wechsel zwischen Gruppen, Rückkehrer nach längerer Abwesenheit und Kinder, deren Akte aus einer anderen Einrichtung übernommen wurde. Ein Gruppenwechsel ändert die gesetzliche Pflicht nicht, kann aber dazu führen, dass Unterlagen nicht mehr auffindbar oder Zuständigkeiten unklar sind. Prüfen Sie deshalb nicht nur Namen, sondern auch den Status des jeweiligen Nachweisvorgangs.
So führen Sie den Abgleich durch
- Legen Sie eine aktuelle Liste aller betreuten Kinder neben das Nachweisverzeichnis.
- Prüfen Sie jeden Namen in beide Richtungen: Jedes Kind muss im Verzeichnis stehen, jeder Verzeichniseintrag muss einer aktuellen Betreuung zugeordnet sein.
- Kennzeichnen Sie Austritte und bewahren Sie die zugehörigen Unterlagen nach Ihrem Lösch- und Aufbewahrungskonzept nicht länger als erforderlich auf.
- Übertragen Sie fehlende Einträge sofort in eine Aufgabenliste mit zuständiger Person.
Trennen Sie dabei organisatorische Anwesenheitslisten von der fachlichen Dokumentation des Masernschutzes. Das reduziert Doppelpflege und erleichtert einen gezielten Zugriff. Eine Einordnung der Unterlagen und Ablagewege bietet auch der Beitrag Vorlagen für Masernnachweise und die sichere Ablage.
Ist für jedes nach 1970 geborene Kind ein Prüfergebnis dokumentiert?
Paragraf 20 Absatz 8 IfSG erfasst Personen, die nach 1970 geboren sind und in einer Gemeinschaftseinrichtung nach Paragraf 33 Nummer 1 bis 3 IfSG betreut werden sollen. Vor der Betreuung ist ein ausreichender Masernschutz nachzuweisen, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Das Prüfergebnis muss daher nicht lediglich lauten, dass ein Dokument vorlag. Es sollte erkennen lassen, welche Art Nachweis geprüft wurde und zu welchem Ergebnis die Einrichtung kam.
Als Nachweise kommen insbesondere eine Impfdokumentation, ein ärztliches Zeugnis über ausreichenden Impfschutz oder Immunität sowie ein ärztliches Zeugnis über eine medizinische Kontraindikation in Betracht. Bei Kindern, die bereits eine staatliche Einrichtung oder eine nach Paragraf 43 Absatz 1 IfSG erlaubnispflichtige Kindertageseinrichtung besuchen, kann auch eine Bestätigung dieser Stelle relevant sein. Prüfen Sie im Einzelfall, ob die Voraussetzungen der jeweiligen Nachweisform erfüllt sind.
Alter bei der Zahl der Impfungen berücksichtigen
Die erforderliche Zahl der Schutzimpfungen richtet sich nach dem Alter. Ab Vollendung des ersten Lebensjahres verlangt Paragraf 20 Absatz 8 IfSG mindestens eine Schutzimpfung gegen Masern. Ab Vollendung des zweiten Lebensjahres sind mindestens zwei Schutzimpfungen erforderlich. Dokumentieren Sie deshalb Geburtsdatum, Prüftag und Ergebnis so, dass die altersbezogene Entscheidung später verständlich bleibt.
Ein eingescannter Impfpass ersetzt nicht die fachliche Prüfung seines Inhalts. Notieren Sie etwa „Nachweis geprüft, ausreichend“ oder „Nachweis nicht ausreichend, zweite Impfung altersbedingt erforderlich“, ohne mehr Gesundheitsdaten zu übernehmen als für Zweck und Nachweisprozess nötig sind. Für die Grundlagen hilft der Beitrag Masernschutzgesetz in der Kita: Pflichtbegriffe erklärt.
Sind offene Fälle mit nächstem Schritt und Zuständigkeit versehen?
Ein offener Fall braucht einen eindeutigen Bearbeitungsstand. Fehlt der Nachweis, bestehen Zweifel an Echtheit oder inhaltlicher Richtigkeit oder reicht der Nachweis nicht aus, darf der Vorgang nicht als bloße Erinnerung in der Akte liegen bleiben. Paragraf 20 Absatz 9 IfSG verpflichtet die Leitung unter den dort genannten Voraussetzungen zur Benachrichtigung des Gesundheitsamts.
Ordnen Sie jeder offenen Akte einen konkreten nächsten Schritt zu, etwa Nachreichung anfordern, Unterlage erneut prüfen, Sorgeberechtigte informieren oder Meldung vorbereiten. Benennen Sie außerdem eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Damit bleibt der Vorgang handlungsfähig, wenn Mitarbeitende fehlen oder die Leitung wechselt.
Einheitliche Statusangaben vermeiden Rückfragen
| Status | Dokumentation in der Akte | Nächster Schritt |
|---|---|---|
| Nachweis liegt vor | Art des Nachweises, Prüftag, Ergebnis | Regelmäßige Aktenkontrolle |
| Nachweis angefordert | Datum, Ansprechpartner, Art der Anfrage | Rücklauf prüfen und Ergebnis dokumentieren |
| Nachweis fehlt oder ist zweifelhaft | Grund, bisherige Kommunikation, verantwortliche Person | Vorgehen nach Paragraf 20 Absatz 9 IfSG prüfen und veranlassen |
Setzen Sie keine pauschalen Fristen, wenn diese nicht aus einer Rechtsvorschrift oder einer verbindlichen Vorgabe Ihrer zuständigen Behörde folgen. Welche Schritte vor Ort zu koordinieren sind, erläutert der Beitrag Fehlenden Masernnachweis dem Gesundheitsamt melden.
Sind Benachrichtigungen an das Gesundheitsamt in der Akte belegt?
Wenn die Einrichtung das Gesundheitsamt nach Paragraf 20 Absatz 9 IfSG benachrichtigt hat, gehört ein nachvollziehbarer Aktenvermerk zum Vorgang. Er dient nicht dazu, zusätzliche Daten zu sammeln. Er belegt vielmehr, dass die Einrichtung ihre Meldung veranlasst hat und auf eine spätere Rückfrage auskunftsfähig bleibt.
Halten Sie das Versanddatum, den Empfänger oder die zuständige Stelle, den Übermittlungsweg und die versandten Angaben fest. Bewahren Sie bei digitaler Übermittlung den geeigneten Versandnachweis auf. Bei einer Meldung per Post kann eine Kopie des Schreibens zusammen mit dem Versandvermerk genügen, soweit Ihr Verfahren dies vorsieht.
Datensparsam dokumentieren
Der Aktenvermerk soll den Vorgang nachweisen, nicht die gesamte Kommunikation vervielfachen. Beschränken Sie die Ablage auf Informationen, die für die Erfüllung der Pflicht, die Bearbeitung und die spätere Nachvollziehbarkeit erforderlich sind. Zugleich sollten nur berechtigte Personen auf die Meldung und die dazugehörigen Gesundheitsdaten zugreifen können.
Wurde die Belehrung der Sorgeberechtigten organisiert und dokumentiert?
Nach Paragraf 34 Absatz 5 IfSG hat die Leitung einer Gemeinschaftseinrichtung die Sorgeberechtigten vor der erstmaligen Betreuung über die Pflichten nach Paragraf 34 Absatz 1 bis 4 IfSG zu belehren. Diese Pflichten betreffen insbesondere Tätigkeits- und Betretungsverbote bei bestimmten übertragbaren Krankheiten sowie Mitteilungspflichten. Die Belehrung nach Paragraf 34 IfSG ist nicht mit der Prüfung des Masernnachweises gleichzusetzen.
Prüfen Sie jährlich, ob Ihr Aufnahmeprozess die Belehrung verbindlich vorsieht, in verständlicher Form bereitstellt und den Zugang dokumentiert. Eine Empfangsbestätigung kann die organisatorische Durchführung belegen. Welche Formulare, Sprachen oder zusätzlichen landesrechtlichen Hinweise sinnvoll oder erforderlich sind, kann je nach Bundesland, Trägerkonzept und Einzelfall unterschiedlich sein.
- Ist die Belehrung Bestandteil der Aufnahmeunterlagen?
- Ist klar, wer sie aushändigt oder digital bereitstellt?
- Ist der Erhalt oder die Belehrung in der Kinderakte nachvollziehbar vermerkt?
- Gibt es einen Ablauf für nachträglich aufgenommene oder wechselnde Kinder?
Ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten noch aktuell?
Artikel 30 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO, verpflichtet Verantwortliche unter den gesetzlichen Voraussetzungen, ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Für die Verarbeitung von Kinderakten, Impf- und Vorsorgenachweisen muss erkennbar sein, welche Verarbeitung stattfindet und wer dafür verantwortlich ist. Der Jahrescheck prüft, ob die dokumentierte Praxis noch zum Verzeichnis passt.
Kontrollieren Sie insbesondere Zweck der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten, Empfänger oder Kategorien von Empfängern, etwaige Übermittlungen in Drittländer, Löschfristen sowie die allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Artikel 30 DSGVO verlangt diese Angaben, soweit sie jeweils einschlägig sind. Ergänzen Sie auch Änderungen durch neue Software, externe Dienstleister oder geänderte Zuständigkeiten.
Die Praxis gegen das Verzeichnis spiegeln
Fragen Sie im Team: Wo kommen Nachweise an, wer prüft sie, wo werden sie gespeichert, wer kann sie sehen und wann werden sie gelöscht? Stimmen diese Antworten nicht mit dem Verzeichnis überein, aktualisieren Sie entweder den Ablauf oder die Dokumentation. Prüfen Sie bei neuen Auftragsverarbeitern außerdem, ob die erforderlichen Vereinbarungen und Zugriffsregelungen vorliegen.
Sind Zugriffsrechte und Löschregeln überprüft worden?
Artikel 5 DSGVO verlangt unter anderem Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Artikel 32 DSGVO verlangt ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau bei der Verarbeitung. Für Kinderakten bedeutet das: Mitarbeitende benötigen nur Zugriff auf Daten, die sie für ihre Aufgabe tatsächlich brauchen, und Unterlagen dürfen nicht unbegrenzt allein aus Gewohnheit gespeichert werden.
Prüfen Sie Rollen und Berechtigungen in Papierakten, Dateiablagen, E-Mail-Postfächern und Fachanwendungen. Entfernen Sie Zugriffe ausgeschiedener Mitarbeitender zeitnah. Klären Sie auch, ob Vertretungen nachvollziehbar geregelt sind, ohne dass allgemeine Sammelzugänge oder unkontrollierte Passwortweitergaben entstehen.
Kontrollieren Sie Ihr Löschkonzept anhand der tatsächlichen Datenarten. Gesetzliche Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten können einer sofortigen Löschung entgegenstehen, ihre Reichweite ist jedoch nicht für jede Unterlage gleich. Definieren Sie daher je Dokumenttyp einen überprüfbaren Auslöser für Prüfung, Löschung oder datenschutzgerechte Vernichtung und beachten Sie gegebenenfalls landesrechtliche oder trägerspezifische Vorgaben.
Jahrescheck abschließen, Zuständigkeiten sichtbar machen
Der Jahrescheck ist abgeschlossen, wenn alle betreuten Kinder im Verzeichnis stehen, jedes Prüfergebnis nachvollziehbar ist, offene Fälle eine verantwortliche Person haben und Meldungen sowie Belehrungen auffindbar belegt sind. Ergänzen Sie diese Nachweisprüfung um ein aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, kontrollierte Zugriffe und anwendbare Löschregeln. Halten Sie offene Punkte in einer kurzen Maßnahmenliste fest und prüfen Sie deren Erledigung im Alltag.
Wenn Sie Nachweise, Vorsorgen und offene Fristen zentral organisieren möchten, bündelt Impfmappe alle Impf- und Vorsorgenachweise der Kinder an einem Ort, mit Fristenampel und einem vorbereiteten Schreiben an das Gesundheitsamt bei fehlendem Nachweis. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie das Kontaktformular. So kann Ihr Team den Jahrescheck mit klaren Zuständigkeiten vorbereiten, ohne die fachliche Prüfung einzelner Fälle aus dem Blick zu verlieren.
